Login:                                                     szukaj w serwisie  
  Rok IX Nr 6 (101) Czerwiec   Archiwum



ll
- Radny zarządza działalnością podmiotu
   użytkującego mienie gminy

- Urzędnik starostwa na dwóch etatach?
- Komórka dla przewodniczącego rady?
- Bez utraty mandatu
- Oświadczenia w dowolnym czasie
- Urzędnik podrabia zaświadczenie
- Zawieszenie urzędnika w obowiązkach - Grunty nabyte pod drogę publiczną
- Odszkodowanie za nieruchomości
  nabyte przez Skarb Państwa

- Bezprawność uchwały podjętej wbrew
  procedurze

- Bez obowiązku wysłuchania
  sekretarza przed odwołaniem

- Ustalanie godzin otwarcia placówek
  handlowych

- Spółka eksploatująca kolej liniową
  płaci podatek

- Mienie gminne
- Obowiązek udostępnienia informacji
   publicznej

- Likwidacja biblioteki
- Uprawnieni do poświadczeń
   „za zgodność z oryginałem”

- Nadanie nazw drogom wewnętrznym
- Pieczęć urzędowa gminy z herbem
- Bezwzględna większość głosów
- Nazwa dla ośrodka pomocy społecznej


 PRAWO I URZĄD

Uprawnieni do poświadczeń „za zgodność z oryginałem”

PROCEDURY

      Czy wójt gminy może upoważnić pracowników urzędu do dokonywania poświadczenia
„za zgodność z oryginałem”?

     

      Niewiele jest przepisów prawa powszechnie obowiązującego, które regulują tematykę dotyczącą dokonywania poświadczeń dokumentów za zgodność z oryginałem.
       Uprawnienie do poświadczania wszystkich dokumentów w polskim systemie prawnym jest przypisanie notariuszom. Notariusz w zakresie swoich uprawnień działa jako osoba zaufania publicznego, korzystając z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym. Zgodnie z art. 96 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, notariusz poświadcza m.in.: własnoręczność podpisu, zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Dokumenty poświadczone przez niego są respektowane przez organy administracji publicznej i traktowane są na równi z oryginałem.
      Zgodnie z § 25 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. Analogiczne przepisy znajdują w instrukcji kancelaryjnej samorządu województwa i powiatu, jak również administracji rządowej w województwie. Instrukcje kancelaryjne dla samorządów zostały stworzone, aby ujednolicić w skali kraju sposób załatwiania spraw, nadawania numerów i archiwizowania dokumentów przez poszczególne jednostki samorządowe. Potwierdzone kopie są sporządzane na potrzeby urzędu. Kopie pisma lub dokumentu sporządza pracownik samorządowy, wynika to zakresu jego obowiązków. Odpowiada on za poświadczone pismo tj. za to, że dokument, którego kopie wykonała, istnieje i został mu okazany.


Przekazywanie dokumentów
     
W tym miejscu należy odnieść się do przepisów dotyczących kwestii przekazywania dokumentów w postaci oryginału czy też kopii. Brak jest powszechnych przepisów normujących powyższe działania. Pomocna może być ustawa o zamówieniach publicznych i wydane na jej postawie przepisy wykonawcze. W § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne zostały określone dokumenty, jakich może żądać zamawiający od dostawcy lub wykonawcy.
       Zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia dokumenty są składane w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez dostawcę lub wykonawcę. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez dostawcę lub wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości, a zamawiający nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób. Przepis powyższy przyjmuje zasadę zaufania pomiędzy uczestnikami postępowania o zamówienia publiczne, pozwala jednak żeby zamawiający mógł zweryfikować dokument w razie uzasadnionych wątpliwości.
       Wójt może upoważnić pracownika do przygotowania kopii pisma lub dokumentu, która byłyby przekazywana na „zewnątrz” urzędu. Powyższy wniosek wypływa z jego uprawnień jako kierownika urzędu. Jest rzeczą oczywistą, że wójt jako kierownik odpowiada za działania podległych sobie pracowników. Najbardziej racjonalnym rozwiązaniem wydaje się, że kopie, które byłyby następne przekazywane innym podmiotom, powinni potwierdzać kierownicy referatów (wydziałów) urzędu (przepis taki powinien zostać zawarty w regulaminie organizacyjnym urzędu). Dokumenty wykorzystywane na potrzeby gminy potwierdzają pracownicy zgodnie z § 25 Instrukcji kancelaryjnej. Nie można stwierdzić jednoznacznie, że tak przygotowane dokumenty zostaną przyjęte przez inne organy, nie ma przepisów powszechnie obowiązujących, które nakazywałby traktować je na równi z oryginałami. Od dobrej woli i przepisów wewnętrznych danego podmiotu będzie zależało czy przyjmie tak przygotowany dokument i nie będzie żądał oryginałów.

PAWEŁ DUSZYŃSKI

Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. 2002 r. Nr 42 poz. 369, ze zm.)
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 91, poz. 817)

 

 

Łącki i Skibniewski Oficyna Wydawnicza
Redaktor naczelny: Aleksander Łącki Tel.: (041) 275-60-62 Biuro reklamy: Dariusz Skibniewski Tel.: 0 601 072-644
Biuro obsługi prenumeratora: Beata Janikowska Adres: 27-200 Starachowice ul. Lipowa 29, Tel.: (041) 275 60 61, Fax (041) 275 60 60, Kierwnik biura teleinformacyjnego: Michał Pawłowski Tel.: (041) 274 05 68
strona główna Niezbędnik urzędnika: Kalendarz - Podatki - Wynagrodzenia - Społeczne - Ryczałty - Opłaty - Ubezpieczenia | Rentyi Emerytury | Świadczenia | Odszkodowania
czasopisma Serwis Administracyjno-Samorządowy | Pracownik Samoerządowy | Monitor Administracyjny | Vademecum Unijne | Prawo i Urząd | Zamówienia publiczne - Biuletyn Służby Cywilnej - Służba Cywilna - Civil Service
archiwum Archiwa - informacje | Spis treści - index
wydawnictwo | Informacje ogólne
Ostatnia aktualizacja